« Bertemu dkms gara-gar… | Home |

Bikin Sertifikat Pelatihan ala Mail Merge

BismilLah.
Beberapa hari yang lalu saya membantu suatu kegiatan pelatihan dengan jumlah peserta yang cukup banyak. Nah sebagai bagian penutup dari kegiatan tersebut adalah memberikan sertifikat kepada setiap peserta.

Saya coba kerjakan pembuatan sertifikat itu dengan OpenOffice-3.3.0 (di Slackware) dan LibreOffice-4.0 (di Ubuntu). Teringat ada fungsi Mail Merge, dan saya percaya fungsi ini bisa juga digunakan untuk sertifikat. Tapi begitu baca-baca koq cukup sulit ya mengerjakannya...

Akhirnya, saya putuskan langsung praktek dengan langkah berikut :

1).Kita buat dulu gambar sertifikat-nya. Caranya : cari pola sertifikat dan gunakan GIMP untuk editing-nya :)

2).Gunakan gambar pada langkah-1 sebagai latar halaman. Caranya : pilih <Format> => <Page> => <Background> => As <Graphic> => File <Browse, tunjuk gambar yang sudah kita edit tadi> => Type <Position>

3).Gunakan Calc untuk membuat Data Peserta dan simpan dalam format CSV. Lihat gambar-2 di bawah ini.

4).Gunakan Mail Merge Wizard. Caranya : pilih <Tools> => <Mail Merge Wizard> => <Use the current document> => <Next> => <Letter> => <Next> => <Select Different Address List> => <Add, tunjuk ke file pada langkah-3> => <Lewati "Create Salutation"> => <Next> => <Adjust layout, silakan atur posisi cetak Data Peserta> => <Lewati "Edit Document"> => <Next> => <Lewati "Personalize Document"> => <Next> => <Klik "Save starting document">. Hasilnya bisa kita lihat contohnya pada gambar-1 di bawah ini.

5).Bila kita ternyata perlu mengganti Data Peserta, maka lakukan langkah berikut : pilih <Edit> => <Exchange Database>. Lihat gambar-3 di bawah ini.


Kita lalu memilih Data Peserta yang baru dengan langkah : pilih <Browse> => pilih file CSV yang sudah kita siapkan => <Define>. Lihat gambar-4 di bawah ini.

6).Dengan langkah-5, semestinya Data Peserta sudah bergandeng-tangan dengan Sertifikat. Untuk memeriksa kebenaran hal ini, lakukan langkah berikut : pilih <View> => <Data Sources, akan tampak tabel data di atas halaman saat ini>. Lihat gambar-6 di bawah ini. Bilamana Data Peserta yang kita pilih ternyata salah, maka ulangi langkah-5 di atas.

7).Data Peserta telah siap untuk langsung dicetak. Kita lakukan langkah berikut : pilih <File> => <Print>. Lihat gambar-7 di bawah ini.


Bila Data Peserta benar bergandeng-tangan dengan Sertifikat, maka akan muncul dialog seperti gambar-8 di bawah ini, dan Klik "Yes".

8).Dialog berikutnya memberi kita pilihan "Output", apakah langsung cetak ke Printer atau cetak ke File. Bilamana ragu, sebaiknya pilih cetak ke File, lalu Klik "OK". Lihat gambar-9 di bawah ini.


Akan muncul dialog "Save as" yang meminta kepada kita untuk mengisi "File name" (isikan sesuai nama yg dikehendaki) dan pilih "File type" sebagai PDF, lalu Klik "Save". Lihat gambar-10 di bawah ini.

9).Selanjutnya aplikasi akan mencetak file PDF dengan nama file sesuai apa yang kita masukkan pada langkah-8 sebelumnya. Lihat gambar-11 di bawah ini.

10).Dengan adanya file PDF tersebut, maka kita memastikan bahwa Sertifikat sudah sesuai keinginan kita dan dapat dicetak kapan saja sesuai keperluan. Selesai.
AlhamdulilLah.

No comments

(optional field)
(optional field)
Yang bisa baca, pasti bisa jawab :)
Remember personal info?
Small print: All html tags except <b> and <i> will be removed from your comment. You can make links by just typing the url or mail-address.